La scelta del software gestionale, in un mercato ricco di offerte come quello attuale, richiede tempo e un accurato esame delle scelte disponibili, ma è cruciale per la crescita e lo sviluppo di una piccola media impresa (PMI).

Scegliere bene il software gestionale può fare veramente la differenza tra la tua impresa e i tuoi concorrenti.

Proviamo a fare un po’ di chiarezza e capire insieme quali sono gli elementi di cui devi tenere conto nella scelta del software gestionale per la tua impresa.

Affronteremo innanzitutto la distinzione tra i gestionali online e quelli on premise, per passare poi a dare uno sguardo alle caratteristiche che differenziano i software ERP da quelli tradizionali. Infine, elencheremo alcune caratteristiche che occorre considerare prima di orientare la scelta verso questo o quel prodotto.

PMI: software gestionali online VS gestionali tradizionali (on-premise)

Un software gestionale online, come suggerisce il nome stesso, richiede una buona connessione rapida e stabile alla rete internet. Non necessita di installazione, ma richiede solamente l'apertura di un account e alcune personalizzazioni iniziali per poter procedere ed essere autonomi e operativi. Si tratta di una soluzione la cui diffusione aumenta di pari passo con la velocità di connessione offerta dai provider, un valore che è cresciuto a dismisura negli ultimi anni.

Diversamente quando parliamo di software tradizionale (ma potremmo anche chiamarlo ‘offline’ oppure on premise) intendiamo tutte quelle soluzioni che richiedono l'installazione di software su un server localizzato all'interno dell'impresa (oppure non all’interno ma sotto il diretto controllo dei tecnici IT aziendali). Questa scelta fino a pochi anni fa era praticamente obbligata, in quanto non esistevano reali alternative a questo sistema. Ora invece è sempre meno popolare per una serie di motivi, vediamo i principali.

• Un server interno all’impresa costa: e non si parla qui solo del costo della macchina, perché un server necessita anche di uno spazio adeguato (sala server), di personale preparato che si occupi della sua manutenzione ed è chiaro che tutti questi sono costi significativi.
• Un server è raggiungibile solo dalle macchine ad esso collegate. In un’epoca in cui il lavoro da remoto sta diventando una realtà importante, perché, guardando oltre la pandemia, saranno in molti a voler fare scelte di vita che portino a lavorare da casa per un numero maggiore di ore la settimana, questa difficoltà di accesso è un limite allo smart working.
• Infine la sicurezza, ma qui le ragioni sono un po’ più difficili da comprendere. Infatti, si è sempre sostenuto, non senza valide ragioni, che avere il controllo totale sul proprio server permette l’implementazione di procedure di sicurezza studiate per rispondere alle precise esigenze dell’impresa. Vero. Ma qual è il costo di una simile implementazione? E soprattutto, se paragonati agli investimenti in sicurezza fatti dai grandi provider di servizi, quanto sono ben poca cosa gli euro che una singola impresa può investire in sicurezza?

Per riassumere quanto detto fin qui. Il software on-premise è costoso (soprattutto sono i costi iniziali ad essere alti), non è facilmente accessibile da remoto e, infine, non è così sicuro come si è tentati di credere ed è dunque adatto ad aziende dalle caratteristiche molto specifiche.

PMI: software specifici VS software gestionale ERP

Una seconda distinzione di cui bisogna tenere conto è quella tra i pacchetti software che risolvono specifici problemi e gli ERP, ossia i software che rispondono alle esigenze di pianificazione delle risorse d'impresa in senso più ampio. Questo, infatti, è il significato della sigla ERP, cioè Enterprise Resource Planning.

Tipici esempi di software specifico per piccole e medie imprese sono il programma di contabilità oppure il software per la gestione del magazzino. Prima della diffusione degli ERP, i due software potevano essere tutte e due presenti in azienda. Tuttavia i due software non dialogavano tra di loro, e dunque occorreva fare dei passaggi di dati da uno all'altro, con perdita di tempo, aumento dei costi e un incremento critico delle probabilità di commettere errori di copiatura.

In un moderno software ERP, invece, i diversi aspetti dell'impresa (magazzino, contabilità, risorse umane, produzione) si trovano tutti integrati in un unico software. Questo comporta un notevole risparmio di tempo di inserimento, perché di fatto l'inserimento del dato avviene una volta sola. Ma non solo, mette in relazione il dato con tutti gli altri dati raccolti in azienda, e offre così un sistema efficace e rapido per la gestione e l'analisi dello stato dell'azienda in tempo reale.

Per dirla in altro modo, in un software gestionale ERP raccogli tutti i dati di ogni aspetto dell’impresa e li metti tutti ... in un unico posto!

Software gestionale: alcune caratteristiche fondamentali

Concludiamo con un elenco di caratteristiche che puoi prendere in considerazione durante il processo di selezione del software gestionale per la tua impresa, orientando la tua scelta secondo quelle che ritieni essere le più rilevanti per la tua realtà.

Affidabilità dell’azienda produttrice

Un software prodotto da un grande nome del software garantisce la longevità del prodotto, la frequenza degli aggiornamenti e una costante attenzione alle procedure di sicurezza. Un’azienda informatica presente da anni sul mercato difficilmente scomparirà dall'oggi al domani, mentre una piccola società innovativa, sebbene sia in grado di offrire un prodotto d’avanguardia, potrebbe trovarsi in una situazione di mercato difficile, e disporre di meno risorse per investire nello sviluppo e nelle procedure di sicurezza del suo prodotto.

Sicurezza

La sicurezza del software gestionale è un parametro fondamentale. I dati sono il vero capitale dell’impresa e sono indispensabili per la sua crescita. Una perdita o un furto di dati non rappresenta solo una perdita di ricchezza, ma espone anche a rischi legali (si pensi alle implicazioni del GDPR, il regolamento generale europeo sulla protezione dei dati). Per questo la capacità del fornitore software di garantire alti standard di sicurezza è uno dei principali aspetti da valutare nella scelta.

Integrazione con altri software usati in azienda

La possibilità di poter integrare il nuovo software gestionale con i software già presenti in azienda può essere un ulteriore fattore da valutare. In molte aziende vengono già utilizzati i software Microsoft della suite Microsoft 365, come Word, Excel, Outlook. Installare un nuovo software che sia compatibile con questi software accelera i tempi di apprendimento, sveltisce le procedure e dà una spinta ulteriore alla produttività aziendale.

Interfaccia gradevole e funzionale

I software negli ultimi anni sono molto migliorati dal punto di vista dell’usabilità. Col tempo ci siamo abituati a interfacce sempre più comode, intuitive e a tempi di risposta sempre più rapidi. Un software gestionale non può fare eccezione, perché queste caratteristiche sono di fatto indispensabili. Facilità ed intuitività nel trovare i dati ed i comandi sono un aspetto fondamentale che non devi trascurare nella scelta del prodotto.

Fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica deve essere integrata all'interno del software. Dal 2019, anno di entrata in vigore della fatturazione elettronica, questo aspetto è diventato uno dei più importanti da valutare prima della scelta del software gestionale.

Assistenza

Non c'è niente di più frustrante dell'attesa per la risposta di un call center. Un servizio di assistenza che risponde in tempi brevi e certi può far la differenza nella scelta di un software gestionale. Purtroppo questo aspetto è molto difficile da valutare preventivamente e bisogna basarsi sulle opinioni riportate da persone che già lo utilizzano.

Apprendimento

Imparare a usare un nuovo software gestionale richiede tempo e concentrazione. Non tutti i software gestionali dispongono di documentazione adeguata ad aiutarti in questo. Un percorso di e-learning con l’assistenza di un tutor al tuo fianco può essere di grande aiuto per accelerare i tempi di apprendimento del nuovo software e arrivare in tempi brevi a utilizzare tutti gli aspetti e a conoscere le scorciatoie per aumentare l’efficienza del tuo lavoro.