Perché la fattura elettronica viene scartata e cosa fare

Purtroppo, nonostante il tuo impegno, può capitare che il processo di fatturazione elettronica non vada a buon fine e la tua fattura elettronica venga scartata.

Perché succede? Cosa fare in questi casi?

Perché la tua fattura elettronica è stata scartata

Quando il Sistema di Interscambio (detto per comodità SdI) dell'Agenzia delle entrate processa una fattura, esegue tutta una serie di controlli sul documento. Si tratta di controlli formali, ossia di controlli che hanno a che fare con le regole tecniche di compilazione della fattura, che deve essere completa in tutte le sue parti (ad es: data, numero progressivo, dati del prestatore, del destinatario, ecc.) e di controlli sostanziali, che invece hanno a che fare con il contenuto effettivo della fattura.

Se i controlli vengono superati con esito positivo, lo SdI inoltra la fattura al destinatario indicato nel documento, ma se questo non succede, la fattura viene scartata e viene considerata come non emessa.

Perché la fattura elettronica viene scartata: esempi tipici

La fattura potrebbe essere scartata per uno di questi motivi, solo per citare i principali:

• Il nome del file non è valido oppure è duplicato
• La firma del file non è valida
• Il certificato di firma è scaduto
• Il file supera le dimensioni consentite dal sistema
• La partita IVA del mittente e/o del destinatario non è corretta

Vedi la pagina dell’Agenzia delle Entrate sul perché una fattura elettronica viene scartata

Quando lo SdI identifica uno dei motivi sopra indicati o qualunque altra causa tra quelle previste per lo scarto della fattura elettronica ti invia una notifica di scarto

La notifica di scarto

La notifica di scarto è una breve comunicazione con cui lo SdI ti comunica il codice dell’errore che ha rilevato nella tua fattura e una breve descrizione del motivo per cui ha scartato la tua fattura.

Esempio di notifica preso dal sito dell’agenzia delle entrate

Hai ricevuto una notifica di scarto, che cosa devi fare?

La fattura che hai emesso è stata scartata, che cosa devi fare?

Innanzitutto, devi identificare la causa dello scarto e correggere l’errore. A questo punto devi inviare al SdI il file della fattura corretta: al riguardo l'Agenzia delle Entrate raccomanda di ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata e di inviarla entro 5 giorni dalla notifica dello scarto (attenzione, ai fini di questo conteggio valgono anche i giorni festivi).

Ricorda che la fattura scartata viene considerata come una fattura non emessa, quindi non dovrai trasmettere alcuna nota di variazione al SdI. Tuttavia, se hai già fatto la registrazione contabile del documento, dovrai procedere a una variazione contabile valida ai fini interni.

Se non fosse possibile procedere con la ricompilazione con lo stessa data e numero di quella scartata, la circolare 13/E del 2 luglio 2018 emessa dall’Agenzia delle Entrate prescrive:

• emettere una fattura con nuovo numero e data (coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI), per la quale risulti un collegamento fattura precedente scartata dallo Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna in modo da rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta;
• emettere la fattura con una specifica numerazione, che faccia emergere il fatto che si tratta di un documento di rettifica di una fattura scartata (Ad esempio, se la fattura scartata era la 15 del 22/01/2022, la fattura di rettifica potrebbe essere la 15/R del 25/01/2022 e inserirla nell’apposito sezionale, tenendo sempre in opportuna e doverosa considerazione la data di “effettuazione dell’operazione”.

Fattura elettronica scartata ed emessa in ritardo: le sanzioni

Attenzione alle fatture scartate…se non te ne accorgi in tempo potrebbero costarti care.

Se una fattura elettronica viene emessa oltre il 12° giorno dall’effettuazione dell’operazione, la legge prevede l’applicazione di sanzioni amministrative. L’articolo 6 del decreto legislativo nr 471/1997 stabilisce le sanzioni per la mancata o tardiva emissione di fatture. In dettaglio le sanzioni previste sono:

• fra il 90 e il 180 per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro;
• da euro 250 a euro 2.000 quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo.

Fatturazione elettronica: software specifico v.s. integrato

A partire dall'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica, il mercato è stato invaso da soluzioni software più o meno care e più o meno complete per risolvere questa incombenza.

Possiamo dividerli in due categorie:

• software per emettere le fatture elettroniche e niente più
• software che invece integrano la soluzione della fattura elettronica con altre funzionalità, come ad esempio la gestione di acquisti, vendite, contabilità e altro

Vuoi capire meglio come i software per la fatturazione elettronica possono essere integrati con altre funzioni?

So Smart è il software gestionale online che ti offre la tecnologia Microsoft per digitalizzare la piccola impresa e gestirla completamente online in pochi giorni. So Smart integra al suo interno una soluzione completa e funzionale per la fatturazione elettronica completamente integrata con il gestionale Microsoft Dynamics 365 Business Central, con gli analytics di Power BI, e i software di produttività e condivisione come Excel, Word, Teams e PowerPoint.