EDI (Electronic Data Interchange) è un acronimo che si riferisce a un sistema di scambio elettronico di dati tra aziende. Questo sistema consente alle organizzazioni di trasmettere documenti commerciali, come ordini di acquisto, fatture e conferme di spedizione, in modo standardizzato e automatizzato.

Uno dei settori che più utilizzano questo standard è la GDO (Grande Distribuzione Organizzata).
Chi lavora con aziende di questo settore si trova a ricevere, ad esempio, ordini di vendita prodotti in formato EDI, ma anche in formato PDF.

L’attivazione di un’interfaccia EDI richiede un investimento da parte dell’azienda, per adeguarsi allo standard previsto dal cliente, in termini di:

• costi di implementazione e sviluppo dell’interfaccia
• configurazione di articoli e clienti e la loro manutenzione nel tempo
• l’adozione di un provider certificato che si occupi della gestione dello scambio dati.

Con SO Smart, per evitare gli investimenti elencati sopra, ci affidiamo all’Intelligenza Artificiale di Microsoft. Con essa è possibile importare in automatico gli ordini di vendita ricevuti via e-mail in formato pdf.

Qualsiasi sia il format del report inviato, l’IA è in grado di rilevare le informazioni necessarie alla creazione di un ordine di vendita in Dynamics 365 Business Central (esempio: cliente, articoli, quantità, prezzo, ecc.).

Vediamo come si compone il flusso operativo e quali sono le tecnologie Microsoft utilizzate:

Analizziamo nel dettaglio ogni fase di elaborazione ricordandoci che il tutto è automatico e si attiva nel momento in cui viene ricevuta una nuova e-mail da un cliente con un ordine di vendita allegato in formato PDF.

Esempio di PDF allegato alla mail che sarà processato da Power Automate: una struttura dati che non ha alcuna informazione standardizzata, ma semplicemente un format di output previsto dal gestionale del cliente:

Da un punto di vista più tecnico, l’impostazione del flusso Power Automate per l’attivazione dell’importazione degli ordini è di seguito illustrato. Naturalmente, questo sarà implementato a cura del Team SO Smart sia nell’impostazione iniziale che nella sua manutenzione nel tempo.

L’analisi del documento PDF, utilizzando gli strumenti di IA di casa Microsoft (OpenAI, Microsoft Azure,…), riconosce ed identifica le informazioni utili all’importazione dell’ordine in automatico, senza mappature manuali. Ecco di seguito un esempio:

A questo punto entra in gioco l’ERP Dynamics 365 Business Central: tramite una procedura pianificata, i dati riconosciuti nel documento vengono posizionati nei corretti campi di destinazione creando uno nuovo ordine di vendita pronto ad essere elaborato e spedito al cliente.

Ecco un esempio del risultato finale:

In sintesi, un processo semplice, veloce, di facile implementazione e pronto all’uso. Il tempo di lettura di questo articolo è di gran lunga superiore al tempo che intercorre tra la ricezione di una e-mail e la creazione di un nuovo ordine di vendita sull’ERP.

Grazie a So Smart l’Intelligenza Artificiale diventa uno strumento fondamentale per aumentare:

• la produttività individuale dei dipendenti
• l’efficienza dei processi
• la soddisfazione dei clienti

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