La gestione completa delle commesse negli impianti dal preventivo alla fattura

Immagina questa scena: il cliente chiede una modifica al preventivo, il capo progetto comunica un ritardo dovuto a un fornitore e l'amministrazione non riesce a chiudere le fatture perché i consuntivi non tornano. È una spirale che conosciamo bene — e che prosciuga tempo, margini e serenità.

Una commessa tipo: dal primo incontro alla fattura finale

Raccontiamola come succede davvero. Il responsabile tecnico in una società di impiantistica riceve una richiesta, prepara un preventivo, lo invia al cliente. Durante l'esecuzione sorgono variazioni: ore extra, acquisti imprevisti, subappalti. Alla fine del mese, chi deve emettere la fattura non ha dati aggiornati e perde ore a ricostruire consuntivi. Il risultato? Fatture ritardate, contestazioni e margini indeboliti.

Il percorso fluido grazie all'ERP integrato

Con un ERP integrato in cloud — come Business Central o una soluzione verticale come So Smart — la storia cambia. Ecco come si svolge lo stesso percorso, ma senza attriti:

1. Preventivo strutturato e subito operativo

• ✅ Template WBS e voci di lavoro standardizzate: il preventivo nasce già con la struttura delle attività.
• ✅ Listini e tariffe per ruolo: le ore previste vengono valorizzate automaticamente in base ai ruoli coinvolti.
• ✅ Simulazione margini: prima di inviare il preventivo, vedi subito redditività stimata.

2. Pianificazione e assegnazione risorse senza perdite

Il Piano di Lavoro (WBS) si trasforma in attività assegnate a persone e macchinari. Le scadenze e le dipendenze sono visibili a tutti: ufficio tecnico, project manager e operativi in cantiere.

• ✅ Integrazione con Microsoft Project per piani complessi e dipendenze.
• ✅ Planner/Teams per attività ordinarie, comunicazioni e condivisione documentale.

3. Esecuzione e consuntivazione in tempo reale

Ogni ora lavorata, ogni acquisto e ogni subappalto vengono registrati direttamente sulla commessa: niente più fogli sparsi o email dimenticate.

• ✅ Tracciamento ore con valorizzazione automatica in base al ruolo e al listino.
• ✅ Imputazione spese e acquisti direttamente alle attività del progetto.
• ✅ Consuntivi sempre aggiornati, disponibili per controllo tecnico e amministrativo.

4. Fatturazione flessibile e puntuale

Il passaggio al ciclo attivo non è più un salto nel buio: puoi emettere fatture riepilogative, fatture per SAL (stato avanzamento lavori) o fatturare per singole attività in modo automatico.

• ✅ Modelli di fatturazione configurabili (ore, SAL, importo fisso).
• ✅ Generazione automatica delle fatture riepilogative per volumi centralizzati.
• ✅ Controllo residui e visibilità su importi non ancora fatturati.

Benefici concreti — cosa cambia per il tuo business

Implementare un processo integrato significa risultati misurabili:

• ✅ Riduzione dei tempi di chiusura delle commesse e delle fatture.
• ✅ Margini protetti grazie al confronto continuo tra preventivo e consuntivo.
• ✅ Meno contestazioni e relazioni più solide con i clienti.
• ✅ Maggiore collaborazione tra tecnico, project manager e amministrazione.

Strumenti e integrazioni che fanno la differenza

Un ERP moderno non lavora da solo: l’integrazione con strumenti Microsoft crea un ecosistema operativo potente:

• 🔗 Business Central come cuore gestionale (budget, costi, fatturazione, rendicontazione).
• 🔗 Microsoft Project per la pianificazione tecnica avanzata.
• 🔗 Microsoft Planner e Teams per l’operatività quotidiana e la comunicazione.
• 🔗 Excel e Power BI per analisi, pivot e dashboard personalizzate.

Un esempio pratico

Impianti Rossi S.r.l. riceve un ordine per rinnovare l'impianto di riscaldamento di un edificio pubblico. Con il nuovo processo:

1. Il preventivo viene creato in 30 minuti con WBS e listini predefiniti.
2. Il project manager assegna le attività in Project.
3. Le ore vengono registrate in cantiere via mobile; gli acquisti sono imputati alla commessa.
4. Al termine del SAL, l'amministrazione genera la fattura riepilogativa automaticamente.

Tempo risparmiato: decine di ore uomo per commessa. Margine mantenuto: sì.