Fatturazione elettronica: i vantaggi dell'integrazione in un software gestionale

La fattura elettronica è stata la grande rivoluzione del 2019 e ormai tutte le aziende si sono dotate di qualche tipo di software per gestire il processo di emissione e ricezione delle fatture.

I vantaggi della fattura elettronica

A distanza di quasi due anni tutte le aziende, superato lo shock iniziale causato dalla novità, si sono rese conto della comodità rappresentata dalla soluzione elettronica:

  • Riduzione della carta presente in azienda: un effetto senza alcun dubbio positivo sia dal punto di vista ecologico/ambientale, sia da quello economico, perché a fine anno i soldi risparmiati per risme di fogli A4 e toner della stampante possono essere davvero tanti
  • L’ufficio della contabilità sembra ingrandito: tutto lo spazio occupato dai faldoni delle fatture ora è libero. La conservazione in formato digitale rende più agevole la ricerca delle fatture ed elimina la necessità di buona parte degli scaffali presenti in ufficio
  • Il tempo per emettere una fattura è decisamente più corto
  • I costi per l’invio delle fatture (buste, francobolli), per chi ancora la inviava in cartaceo e non come allegato di una email, si sono azzerati
  • Tracciare l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche è molto più facile
  • In caso di controllo fiscale, le fatture sono più facili da trovare e consultabili con facilità in ogni momento

 

La soluzione software per gestire la fatturazione elettronica

Le soluzioni che si possono adottare per gestire il ciclo attivo e il ciclo passivo della fattura elettronica sono molte e il mercato è stato subito invaso da software adatti a tutte le esigenze. Ma volendo semplificare al massimo, i software si dividono in due tipi:

  • software pensati e realizzati per far fronte esclusivamente alla necessità di gestire le fatture e niente altro
  • software che invece integrano la soluzione della fattura elettronica in un tutto integrato e offrono molte funzioni che vanno oltre alla gestione pura e semplice del ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica, ma permettono anche di gestire acquisti, vendite, contabilità e altro.

 

Come scegliere un software per la fatturazione elettronica

La differenza tra i due tipi sopra descritti, ovviamente, ha una ricaduta diretta sul prezzo: i software integrati, che possiamo inserire nella categoria dei gestionali ERP, sono molto più cari rispetto alle soluzioni che risolvono solamente il problema della fatturazione. E, a una prima valutazione, potrebbero scoraggiare molti imprenditori, spingendoli a una più economica soluzione che si limita a creare, inviare ricevere e conservare le fatture elettroniche.

Software per la fatturazione elettronica: un’analisi costi benefici

Non sempre la soluzione più economica è anche la migliore. Anzi, molto spesso, una soluzione economica permette di risolvere nel modo più semplice un problema, ma non è detto che i benefici possano essere duraturi o la soddisfazione alta.

A due anni dall’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, questo potrebbe essere il momento giusto per scegliere un software in cui la fatturazione elettronica si trovi integrata con gli altri strumenti necessari per la gestione dell'azienda.

La scelta sul mercato dei software viene incontro a tutte le esigenze: ci sono gestionali semplici, che quindi possono gestire operazioni basiche, oppure articolati, adatti a gestire più funzionalità aziendali e in grado di generare reportistiche complesse sull’andamento dell’azienda. Questi ultimi sono essenziali quando si tratta di prendere decisioni strategiche per orientare le attività di lungo periodo.

Generalmente i software gestionali più semplici gestiscono la contabilità, il magazzino, le vendite e gli ordini. Se l’azienda cresce però è meglio dotarsi di un gestionale più completo: in questo caso si possono avere software che comprendono la gestione dell’intero ciclo attivo e passivo, il controllo di gestione, la produzione, fino ad arrivare all’elaborazione di analisi dei dati.

Non mancano nemmeno soluzioni modulari e in cloud, che permettono, senza nessuna installazione, di comporre la soluzione adatta alle proprie esigenze. In queste soluzioni la fatturazione elettronica si integra, con lo scopo di evitare ripetizioni delle informazioni, ridurre gli errori e accelerare il processo di emissione e ricezione. Una scelta sicuramente preferibile in un mercato in rapida evoluzione, in cui bisogna saper reagire in tempi brevi a continue sollecitazioni.

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