Teams o Outlook? Se la tua azienda lavora con gli strumenti di Microsoft e stai cercando di innovare il modo di lavorare, questa domanda è imprescindibile. Utilizzare Outlook come strumento di comunicazione interno è sembrata per anni una scelta ovvia, almeno ogni volta che non si poteva essere tutti nella stessa stanza. La scelta era ovvia anche perché di fatto… non c’erano alternative.

Con gli anni però il numero di email è cresciuto a dismisura, ma la cosa allarmante è che le email sono in gran parte mail che provengono da persone che appartengono all’azienda, insomma da membri del tuo team.

Inoltre, gli ultimi due anni ti hanno allontanato dai tuoi collaboratori e le occasioni per incontrarsi faccia a faccia in ufficio sono sempre di meno.

La comunicazione interna all’azienda: i limiti delle email

Il motivo principale per cui all'interno dell'azienda si usa la posta elettronica è, triste a dirsi, l'abitudine. La solita vecchia storia sintetizzata nell’espressione abbiamo sempre fatto così è, purtroppo, dura a morire. Per fortuna l'ingresso in azienda di personale più giovane è spesso sufficiente a far prendere in considerazione nuovi modi per comunicare, diversamente bisognerà impegnarsi in questa direzione con intensità, ma i benefici che se ne potranno ricavare saranno presto evidenti per tutti i membri dell'organizzazione.

Soffermiamoci ancora un attimo sulle caratteristiche tipiche delle email. Le email possono essere organizzate e consultate per mittente, data, titoli e altri campi; tuttavia, per quanto ci si sforzi di organizzare un sistema di cartelle, la maggior parte degli utilizzatori di Outlook lascia le email a tempo indeterminato nella inbox, che tende a trasformarsi in un guazzabuglio di informazioni e comunicazioni.

Insomma, quasi sempre abbiamo difficoltà, anche solo a distanza di 24 ore, a ritrovare la mail che contiene l’informazione che ci interessa.

Le email inoltre, per loro natura, si portano dietro il testo di tutte la risposte precedenti, e se usate come strumento di comunicazione generano spesso mostri di lunghezza dopo poche risposte, per non parlare del rischio che un contenuto sepolto in una parte profonda del testo, e dunque scritta all’inizio dello scambio di email, venga inoltrato a qualcuno che non doveva vederlo, almeno non in quella forma.

Teams offre di più

Oggi il modo di lavorare è cambiato. Come abbiamo già detto sopra, è sempre più difficile trovarsi tutti assieme intorno a un tavolo. Agende troppo fitte di appuntamenti e problemi familiari dei membri del team frustrano i tentativi di organizzare le riunioni.

Occorre dunque uno strumento che permetta di portare avanti le conversazioni che stanno alla base di ogni lavoro. Teams è quello strumento.

Il team e il canale

In questo post ci limitiamo a guardare quali sono le caratteristiche che possono permettere di sostituire Outlook con Teams.

Se vogliamo capire perché con Teams possiamo ottenere migliori performance, dobbiamo mettere in chiaro alcuni concetti fondamentali e lo faremo attraverso un esempio.

Vuoi avere maggiori informazioni su Teams? Leggi 7 consigli utili per iniziare subito ad usare Teams

Passare da Outlook a Teams: un piccolo esempio

Immagina di avere uno scambio di email continuativo con tre membri del tuo team. Utilizzando Outlook molto probabilmente metterai i loro indirizzi nel campo “a” oppure nel campo “cc”. In Teams questi saranno i membri di un team. Potranno essere modificati nel corso del tempo, ma di base sono gli interlocutori stabili con cui vuoi conversare e collaborare su specifici file (ad esempio testi Word, fogli Excel, presentazioni PowerPoint ma non solo).

Tu stesso puoi far parte di più team, e se necessario potrai invitare membri esterni all'organizzazione a partecipare a specifici team.

Il secondo elemento fondamentale è l'argomento di cui si intende discutere, ossia quello che (quando non ci dimentichiamo di inserirlo) costituisce l'oggetto della mail, in Teams prende il nome di canale. In un canale, dunque, si parla di un determinato argomento. Se occorre spostare la discussione su un altro argomento è assolutamente preferibile creare un nuovo canale, esattamente come nelle email è meglio cambiare il soggetto della mail.

Il canale può restare fermo per un po’, ma se qualche membro del team ricomincia a scrivere, il contesto aiuta tutti a recuperare il filo del discorso.

Una volta capito questo, hai capito le basi di Teams.

La chat

È anche possibile aprire un canale di comunicazione con uno o più interlocutori non incentrato su un argomento. Lo strumento adatto per questo scopo è la chat, che offre un ambiente adatto a una comunicazione più leggera, dove emoji e altri GIF permettono di creare un ambiente più divertente e ricreare in modo virtuale un ambiente da ‘macchinetta del caffè’.

Pensi che Teams altro non sia che una chat o un software per videoconferenze? Cambierai idea se leggi Microsoft Teams non è solo una piattaforma per videoconferenze.

Outlook e Teams: conclusioni

Per concludere il nostro breve discorso, lasciamo che Outlook e la posta elettronica facciano quello per cui possono dare ancora buoni risultati: gestire le conversazioni con contatti esterni all’organizzazione con i quali non si ha una relazione continuativa ma sporadica. Invece per conversazioni e progetti che coinvolgono con maggiore continuità gruppi anche piccoli di collaboratori, Teams è la soluzione ideale, che, superate le inevitabili piccole problematiche di introduzione, offrirà a tutti i membri della tua organizzazione lo spazio ideale per collaborare.