Con il termine 'lavoro su commessa' ci riferiamo alla produzione di prodotti o servizi da parte di un'azienda con un attivo coinvolgimento del cliente o di chi richiede il prodotto. Il risultato finale di questo modo di lavorare è costituito da un'unica soluzione personalizzata, che soddisfa le esigenze specifiche del committente

Le commesse sono un utile strumento che trova applicazione per molte realtà aziendali. Ecco alcuni esempi:

• Progettazione e realizzazione di impianti e/o infrastrutture
• Servizi professionali continuativi
• Servizi a progetto

Sono tre le fasi di una commessa:

1. Pianificazione
2. Esecuzione
3. Analisi

Vediamole in dettaglio.

Pianificazione

Le commesse consentono di pianificare e programmare in modo efficiente le attività: ad esempio è importante gestire l’approvvigionamento dei prodotti necessari oppure gestire il tempo delle risorse che dovranno lavorare per la realizzazione. Tutto questo consente di stabilire tempi e scadenze specifiche per ciascun progetto, per aiutare il project manager a mantenere i progetti sulla buona strada e a evitare ritardi.

Quando nasce una nuova commessa, che sia per formulare un’offerta al cliente o perché il contratto è già stato sottoscritto, saranno definite le attività da fare e la loro pianificazione. A questo si collegano i principali vantaggi delle commesse: la stima dei costi a budget che saranno sostenuti per realizzare il progetto e il piano di fatturazione, senza dimenticare la gestione delle date pianificate per entrambe le attività.

Quali sono le tipologie di costi attribuibili direttamente ad un progetto? Ore uomo a corpo o time & material, prodotti (acquistati o prodotti internamente), consulenze esterne, ecc.

Con So Smart la pianificazione del progetto è semplice ed efficace. Nella scheda di commessa andrò a gestire il piano di fatturazione, il budget e le fasi di progetto con la loro pianificazione in un’unica dashboard completa e intuitiva. Compilando i task di commessa (anche detti WBS di commessa) e le relative righe di pianificazione, il lavoro è fatto!

Non solo: con l’aiuto delle commesse template la struttura è proposta dal sistema e si andrà a lavorare solo sulle particolarità del progetto.

Vediamo un esempio di righe di pianificazione per task commessa

Inoltre, la commessa è completamente integrata con le altre aree aziendali. Ecco alcuni esempi: le righe di pianificazione alimentano le richieste di approvvigionamento per gestire al meglio la supply chain in azienda e la proposta di fatturazione attiva alimenta la contabilità ed il cash flow previsionale

Esecuzione

Nella fase di realizzazione sarà importante tracciare l’avanzamento del progetto consuntivando i costi sostenuti e i ricavi realizzati. Grazie alle commesse, è possibile tenere traccia di ogni attività, spesa e risorsa impiegata per un determinato progetto. Questa tracciabilità aiuta a garantire la responsabilità e a fornire una documentazione accurata per scopi di reporting e audit.

Le tipologie di costi consuntivati sono gli stessi utilizzati in pianificazione inseriti nel budget di commessa. Essi vengono attribuiti utilizzando strumenti come il foglio presenze caricato dalle risorse stesse che hanno lavorato al progetto, le fatture di acquisto di consulenze o acquisti diretti di prodotti per la commessa oppure il consumo di articoli giacenti a magazzino. Tutto questo può essere supportato da strumenti di ultima generazione come il suggerimento della commessa su cui stai rendicontando le ore sulla base della posizione dell’operatore sfruttando la geolocalizzazione.
Il monitoraggio dei costi ha un’importanza fondamentale per tenere sotto controllo la buona riuscita del progetto.

Grazie alla maggiore precisione e puntualità di realizzazione dei progetti, l'utilizzo delle commesse può portare a una maggiore soddisfazione del cliente, migliorando così la fidelizzazione. Infatti, offre uno strumento basato su dati oggettivi che aiuta il project manager a comunicare correttamente con il cliente.

Con So Smart tutto questo è fruibile sempre nella la scheda di commessa: le fatture di vendita emesse, le ore uomo rendicontate, gli acquisti e i consumi di prodotti per la commessa sono direttamente collegati ai task e nelle colonne di “Fatturato” ed “Effettivo” avrò a disposizione gli importi fatturati e i costi realmente sostenuti.

L’analisi del dato può essere effettuata per totale, ma anche per singolo movimento che alimenta il saldo semplicemente cliccando sul totale.

Analisi

La gestione efficiente delle commesse può contribuire a migliorare la redditività complessiva dell'azienda, consentendo di massimizzare i profitti sui singoli progetti e di mantenere i costi sotto controllo.

Avere un report di commessa che permette di analizzare marginalità e scostamento tra budget ed effettivo in tempo reale è un must have per le aziende che lavorano con questo business model. Ciò permette un controllo più preciso sui costi, evitando sprechi e identificando eventuali variazioni di budget.

La diretta integrazione tra la commessa e la contabilità aziendale offre vantaggi rilevanti per quanto riguarda l’integrità del dato e l’efficienza. Inoltre, la stima dello stato avanzamento lavori (WIP), calcolata utilizzando metodi previsti dai principi contabili nazionali (criterio della commessa completata, criterio della percentuale di completamento, …), viene accertata direttamente in contabilità con la possibilità di avere un bilancio periodico complessivo dell’azienda comprensivo dell’andamento delle commesse.

Con So Smart l’analisi dei dati è semplice, intuitiva e dettagliata. Infatti, è semplice monitorare la marginalità di commessa. La possibilità di strutturare i task di commessa con totali intermedi, permette di analizzare quale delle fasi sta performando bene e quali necessitano un intervento.

Conclusione

In sintesi, l'utilizzo delle commesse offre numerosi vantaggi, tra cui:

• miglior controllo dei costi
• gestione efficiente delle risorse
• maggiore tracciabilità e responsabilità
• pianificazione accurata
• maggiore flessibilità
• miglioramento della redditività complessiva e della soddisfazione del cliente.

Maggiori informazioni sulla app Commesse e Progetti nella pagina dedicata