Da Excel a Dynamics 365 Business Central e ritorno: Microsoft offre la sinergia perfetta per la tua azienda
Grazie alla popolarità di Microsoft Excel e alla sua lunga presenza in ufficio, il foglio di calcolo ha un grande e fedele seguito in tutto il mondo. Se hai lavorato con Excel per molti anni, sarai felici di sapere che Microsoft offre una varietà di modi per utilizzarlo in combinazione con Dynamics 365 Business Central.
Proprio così: gli utenti di Microsoft Dynamics 365 Business Central possono collegare Excel a Business Central per una modifica dei dati e un reporting flessibile e familiare. Vediamo insieme i motivi della popolarità di Excel e come è stato integrato con Business Central.
Excel, perché è così utile
Microsoft Excel è sicuramente il software più utilizzato per trattare dati numerici. Dal 1985, data della sua prima edizione, a oggi sono passati più di trent’anni; tuttavia, la semplicità di utilizzo di Microsoft Excel e la sua diffusione ne hanno fatto uno strumento imprescindibile in qualunque ufficio e in ogni azienda. Il foglio di calcolo di Microsoft, dunque, non solo sta invecchiando benissimo, ma si è arricchito nel corso del tempo di nuove funzioni che vengono incontro alle esigenze più disparate di tutti i suoi utilizzatori.
Molti entusiasti utilizzatori di Excel, e ce ne sono alcuni che hanno scoperto e approfondito le molte funzioni nascoste in questo software fino a trasformarlo in un vero e proprio applicativo gestionale personalizzato, potrebbero rinunciare ad introdurre in azienda un software più performante per non dover abbandonare tutto il lavoro precedentemente creato con Excel.
Inoltre, rinunciare all'interfaccia grafica lineare e di facile utilizzo per molti utilizzatori potrebbe significare un vero colpo al cuore. Inserire dati, invertire la visualizzazione delle colonne, spostare intere serie da un foglio all'altro, creare grafici al volo per comprendere meglio le informazioni nascoste nelle cifre; sono tutte cose a cui sembra quasi impossibile poter rinunciare.
Excel non è un database e non è un gestionale
Ma attenzione! Excel non è un database. Non ne ha le caratteristiche fondamentali. Gli mancano le rigidità strutturali per garantire l’integrità e l’univocità dei dati.
D'altra parte, Excel non è neppure un gestionale, infatti non è strutturato per gestire un flusso di dati come quello che sta, ad esempio, alla base della gestione di un magazzino o della vendita e della relativa fatturazione di un prodotto o servizio.
Per gestire al meglio il flusso di dati delle attività che si svolgono ogni giorno nella tua azienda è necessario dunque un software gestionale. Fatturazione, acquisti e magazzino diventano molto più facili da gestire con un software gestionale come Dynamics 365 BC. E questo indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda o dal volume del tuo fatturato.
Excel e Dynamics 365 Business Central: gioco di squadra!
È dunque necessario abbandonare il nostro amato foglio di calcolo? Ovviamente no. Dynamics 365 Business Central, infatti, si integra perfettamente con Excel e ti permette di accedere ai dati contenuti nel gestionale utilizzando l'interfaccia di Excel.
Business Central infatti ti permette di utilizzare Excel per:
- Rapporti
- Importare dati
- Copiare e incollare dati direttamente nell'ambiente di Business Central
- Modificare i dati direttamente prima di pubblicarli in Business Central
Se ami Excel, ti troverai sicuramente bene con Business Central. In molte visualizzazioni di Business Central, infatti, troverai l’opzione 'Apri in Excel'.
Apri in Excel
L'opzione 'Apri in Excel' invia la pagina di Business Central a Excel per ulteriori analisi. È importante notare che questo percorso è a senso unico. Pertanto, usa questa funzione solo quando non hai intenzione di apportare modifiche e pubblicarle nuovamente in Business Central. L'opzione di aprire i tuoi dati in Excel è disponibile da qualsiasi giornale, elenco o foglio di lavoro di Business Central. Basta aprire la pagina che ti interessa e cliccare su 'Apri in Excel'. Da qui, avrai la possibilità di accedere immediatamente alla cartella di lavoro Excel risultante o di salvarla sul tuo computer.
Questa è una grande caratteristica per gli utenti di Business Central che sono abituati a costruire rapporti in Excel e preferiscono la sua interfaccia per la loro analisi dei dati.
Modifica in Excel
L'opzione 'Modifica in Excel', come l'opzione 'Apri in Excel', crea un file Excel con i dati sulla pagina di Business Central. Inoltre, ora hai la possibilità di apportare modifiche ai dati in Excel e rimandarli a Business Central. Dunque il percorso qui viene compiuto dai dati in tutte e due le direzioni: da Business Central verso Excel e viceversa. I dati infatti dopo essere stati editati e modificati sul foglio di calcolo, vengono aggiornati anche sul gestionale.
Aggiornamento dati in Business Central
Infine, hai anche la possibilità di aggiornare i dati di un foglio Excel direttamente in Business Central. Il file Excel che hai creato usando la funzione 'Modifica in Excel' può essere salvato con il suo collegamento all'origine dati in Business Central. In questo modo, può essere utilizzato per aggiornare i dati in qualsiasi momento.
Per concludere, Business Central mette a disposizione la massima compatibilità con Excel. Se vi trovate bene con il foglio di calcolo di Microsoft, vi troverete bene anche col suo gestionale, i due software, come abbiamo visto, lavorano insieme e ognuno dei due fa al meglio la parte di lavoro per cui è stato progettato. Un perfetto lavoro di squadra a disposizione della tua azienda.
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